Voordelen digitale handtekening

Vanwege de vele voordelen is digitaal ondertekenen een logische vervolgstap in de digitalisering van organisaties

Organisaties gaan steeds verder in de digitalisering en optimalisatie van hun processen. De digitale handtekening is een logische volgende stap in dit proces vanwege de vele voordelen die het kent. Naast kostenbesparing worden ook administratieve lastenverlichting, snelheid en grip op het ondertekenproces als voordelen gezien.

Controle & grip

Wanneer u gebruik maakt van digitale handtekeningen, heeft u diverse mogelijkheden om op elk gewenst moment te zien waar uw te ondertekenen documenten zich bevinden. Of deze documenten reeds bekeken zijn en of deze inmiddels al zijn ondertekend. Zo weet u precies waar u aan toe bent en heeft u controle en grip op het ondertekenproces. Daarnaast worden de ondertekenaars automatisch gevraagd per mail of sms de betreffende documenten te lezen en te ondertekenen zodat de afhandeling u geen tijd kost. Zonodig worden zij eraan herinnerd dat ze nog moeten tekenen.

Kosten besparing

De kosten die u betaalt voor digitale handtekeningen zijn doorgaans vele malen lager dan die van een nat geschreven handtekening. Naast porto- en papierkosten, scheelt het gebruik van een digitale handtekening enorm veel tijd in de administratieve afhandeling. U hoeft geen contractanten na te bellen, aanpassingen te doen aan documenten en opnieuw het ondertekenproces te beginnen of hebt last van stukken die zoekraken in de post.

Wilt u weten hoeveel u kunt besparen bij het gebruik van digitale handtekeningen? Gebruik dan onze speciale rekenmodule.

Voordelen voor álle ondertekenaars

We hebben het vaak over de voordelen van digitaal ondertekenen voor de aanbieder van documenten. Belangrijk, maar denk ook eens aan de voordelen voor de ondertekenaars. Digitaal ondertekenen maakt ook voor deze gebruikers de processen vele malen eenvoudiger en aangenamer. Door alles digitaal te houden, hoeven ook deze gebruikers niet meer te printen, te scannen, postzegels te kopen of, erger nog, ergens in de rij te staan om een handtekening te zetten (vaak ook nog onder werktijd). Dit zijn allemaal zaken die drempels opwerpen en het proces van ondertekening vertragen, duurder maken en minder goed beheersbaar. Door gebruik te maken van digitale handtekeningen doet u alle ondertekenaars in het ondertekenproces een groot plezier.

Digitaal ondertekenen is MVO

Het gebruik van digitale handtekeningen draagt bij aan het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Of duurzaam ondernemen zoals dat vaak in het MKB wordt genoemd. Bij MVO draait het om de triple-P-benadering, Profit, People en Planet. En met name deze laatste, de verantwoordelijkheid nemen ten aanzien van het milieu, wordt door het gebruik van digitale handtekeningen onderschreven.
 

De belangrijkste voordelen op een rijtje:

  • Tijdsbesparing
  • Kostenbesparing
  • In control
  • Milieuvriendelijk (minder papier)

Andere praktische voordelen van digitale handtekeningen zijn:

  • Automatische opvolging
  • Bulksigning, 1000-en documenten tegelijk ondertekenen
  • Oneindig veel ondertekenaars op 1 document
  • Grote variëteit aan authenticatiemiddelen