Elektronisch ondertekenen voor gemeenten

Met elektronische handtekeningen kan het totstandkomingsproces of de besluitvorming volledig digitaal doorlopen worden

Zaakgericht werken is al jaren een belangrijk thema voor alle gemeenten in Nederland. Het gaat daarbij om het verbeteren van dienstverlening, de efficiency van werken, de toegankelijkheid van informatie en om kostenbesparing. Digitaal zaakgericht werken gaat verder dan alleen het gebruiken van een ICT-systeem. Het gaat bovenal om de processen in de organisatie en in de keten. Belangrijk onderwerp bij de ontwikkeling van het zaakgericht werken is het gebruik van digitale handtekeningen.

Landelijk is al afgesproken dat de gemeentelijke dienstverlening vanaf 1 januari 2017 volledig digitaal moet verlopen. Echter vrijwel alle gemeenten voeren een ander beleid op dit gebied. De wet- en mandateringsbesluiten bieden overigens deze ruimte. In de ene gemeente worden bijvoorbeeld brieven en besluiten op papier verstuurd naar burgers en bedrijven voorzien van een 'geschreven' handtekening. Andere gemeenten maken nog niet officieel gebruik van de digitale handtekening maar verzenden wel ontvangstbevestigingen waar onder staat dat het document digitaal is vervaardigd. Terwijl weer andere gemeenten wel al veel digitaal ondertekenen.

Digitaal ondertekenen is efficiënt

Uit onderzoek blijkt dat de meeste zaaktypes en reguliere besluiten niet verplicht ondertekend hoeven te worden. In plaats daarvan kan bijvoorbeeld onder een brief of besluit gezet worden dat deze elektronisch tot stand is gekomen en daarom niet handmatig is ondertekend.

Daarnaast is het efficiënter om waar mogelijk gebruik te maken van de digitale handtekening zodat in zoveel mogelijk gevallen het totstandkomingsproces of de besluitvorming volledig digitaal doorlopen kan worden. Het ondertekenen, scannen en toevoegen aan een zaak van een uitgaand document is arbeidsintensief en niet efficiënt. In veel gevallen is een geavanceerde digitale handtekening voldoende indien aangetoond kan worden dat een uitgaand stuk door de juiste en bevoegde persoon is geautoriseerd. Dit geldt overigens niet alleen voor uitgaande stukken, maar ook voor interne stukken en bestuurlijke besluitvorming.

Voor die gevallen waarbij een geavanceerde digitale handtekening niet voldoet (bijvoorbeeld bij arbeidsovereenkomsten), kan een gekwalificeerde digitale handtekening gebruikt worden. Dit staat juridisch gelijk aan de geschreven handtekening.

Impact voor de gemeente

Het gebruik van geavanceerde- en gekwalificeerde digitale handtekeningen voor gemeenten kan doorgaans worden geïntegreerd in de bestaande ICT-systemen. Een kleine uitbreiding van de gebruikte interfaces is vaak al voldoende. Hierdoor wordt het werken met digitale handtekeningen snel geadopteerd in de bestaande processen en zijn de kosten marginaal.

Kostenbesparing berekenen

Wilt u weten hoeveel uw gemeente kan besparen door het gebruik van digitale handtekeningen? Gebruik dan onze rekenmodule!

Zynyo in eigen beheer

Wil uw gemeente geavanceerd en/of gekwalificeerd digitale ondertekenen? En u zoekt hiervoor een betrouwbare partner die alle facetten van digitaal ondertekenen in huis heeft. Kijk dan bij Zynyo in eigen beheer.

Zynyo voor software ontwikkelaars

Wilt u geavanceerd of gekwalificeerd digitaal ondertekenen integreren met uw specifieke software voor gemeenten? En zoekt hiervoor een partner met kennis en ervaring met overheden? Kijk dan bij Zynyo voor software ontwikkelaars.

Zynyo voor signing service aanbieders

Heeft u uw eigen signing serivce voor gemeenten? En wilt u ook geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen kunnen aanbieden en daarmee voldoen aan Nederlandse en Europese wetgeving? Kijk dan bij Zynyo voor signing service aanbieders.