Elektronische handtekening in het onderwijs

Elektronische handtekeningen bieden het onderwijs veel mogelijkheden, voordelen én besparingen

Binnen het onderwijs en specifiek in het MBO tekenen de onderwijsinstelling, de studenten, ouders en stagebedrijven bij aanvang van een opleiding verschillende overeenkomsten zoals een Onderwijsovereenkomst of een Praktijkovereenkomst, ook wel de OOK en de POK genoemd. Daarnaast zijn er nog andere overeenkomsten die getekend dienen te worden waarbij studenten niet betrokken zijn, zoals bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten en offertes. Het ondertekenen van dit soort documenten en overeenkomsten is doorgaans een tijdrovend proces, waarmee veel geld verloren gaat dat dus niet aan het onderwijs kan worden besteed. Het digitaliseren van dit ondertekenproces kan in de operatie veel geld en tijd besparen, maar heeft daarnaast ook grote waarde voor de procesbeheersing. Een onderwijsinstelling heeft daardoor real-time informatie over de plaats en status van de te ondertekenen overeenkomsten en heeft daardoor grip op teldata en de daarmee samenhangende bekostiging. Op basis van berekeningen van enkele onderwijsinstellingen kan er naar verwachting landelijk tussen de 30 en 40 miljoen Euro per jaar worden bespaard in het onderwijs, indien alleen al de ondertekening van de genoemde OOK en POK documenten digitaal wordt afgehandeld.

Ondertekenen met behulp van iDIN

Vanuit het Ministerie van Onderwijs werd jaren gesteld dat digitale ondertekening voor overeenkomsten met studenten minimaal op STORK niveau 3 gebeurt. In het verleden was daarbij het dwingend advies dat het onderwijs de authenticatie bij elektronisch ondertekenen middels DigiD moest uitvoeren, hetgeen overigens STORK niveau 2 is. Authenticatie met DigiD geeft echter een probleem in het geval van minderjarigen, daar waar een ouder/voogd dient mee te tekenen. Dat laatste kan niet met DigiD, want scholen mogen van de ouder/voogd geen BSN opslaan, hetgeen een voorwaarde is bij het gebruik van DigiD. Met de introductie van iDIN lijkt dan ook niets meer het ondertekenen van de POK en OOK in het MBO in de weg te staan. iDIN voldoet aan de eisen van STORK-niveau 3, vraagt geen opslag van BSN en behoeft geen lastig en kostbaar DigiD audit-traject. Het onderwijs is klaar voor elektronisch ondertekenen!

STORK-raamwerk

Voor het vaststellen van het betrouwbaarheidsniveau van elektronische identificatie en authenticatie is het Europees STORK-raamwerk ontwikkeld. Internationaal willen we identificatie- en authenticatiemiddelen kunnen vergelijken om vast te stellen met welk middel uit het ene land een dienst in een ander land afgenomen kan worden. In dit raamwerk variëren de betrouwbaarheidsniveaus van QAA (Quality Authentication Assurance) Level 1 tot en met level 4, waarbij level 4 is hoogste betrouwbaarheidsniveau is.

In het STORK-raamwerk hebben Nederlandse authenticatiemiddelen als bijvoorbeeld DigiD en SMS-TAN level 2, iDIN level 3 en PKI (Overheid) STORK level 4.

Kies het juiste platform

Indien een onderwijsinstelling de keuze maakt om elektronisch te gaan ondertekenen, dan is het belangrijk om verder te kijken dan de problematiek van de dag. Uit ervaring blijkt dat bij veel organisaties één type document de aanleiding is om elektronisch te gaan ondertekenen. Als men echter wat verder in de toekomst én wat breder in de organisatie kijkt, dan blijken er veel meer typen documenten in aanmerking te komen. Neem ook die documenten mee in de keuze voor het platform waarmee ondertekend gaat worden! De keuze voor het platform is belangrijk vanwege de diversiteit van te ondertekenen documenten in het onderwijs, de mogelijkheden om geavanceerd én gekwalificeerd (op 1 document) te kunnen ondertekenen, de daarbij benodigde authenticatiemiddelen (waaronder iDIN) en de mogelijk veranderende wetgeving. Want naast de overeenkomsten waarbij studenten betrokken zijn, (geavanceerd ondertekenen waarbij authenticatie bijvoorbeeld plaatsvindt via iDIN), wil de onderwijsinstelling wellicht ook andere documenten elektronisch ondertekenen. Een goed voorbeeld daarvan is de arbeidsovereenkomst. Deze moet per 1 juli 2016,  bij wet, met een gekwalificeerde elektronische handtekening getekend worden door de werkgever.

Daarnaast moet het platform snel kunnen inspelen op veranderende wetgeving en/of de handhaving daarop. Zoals eerder aangegeven is het per 1 juli 2016 verplicht om als werkgever gekwalificeerd te ondertekenen. Op basis van deze wetgeving zal het toezicht op de naleving daarvan gaan toenemen, hetzij door Agentschap Telecom, accountants of andere (audit)instanties.  Mede gezien de financiële impact die samenhangt met sluitende bekostingsdossiers adviseert Zynyo onderwijsinstellingen sowieso om de verantwoordelijke onderwijsdirecteuren te laten ondertekenen met een eigen certificaat.  Het platform moet deze gekwalificeerde elektronische handtekening dan wel ondersteunen. Kies derhalve een platform voor elektronisch ondertekenen dat zowel geavanceerd als gekwalificeerd ondertekenen ondersteunt, iDIN aanbiedt en op wettelijke veranderingen snel en adequaat kan inspelen.

Zynyo, partner van het onderwijs

Zynyo is de ideale Signing Service Provider voor het onderwijs en maakt het mogelijk dat het onderwijs elektronisch kan ondertekenen op de juiste betrouwbaarheidsniveaus. Zo kunnen de onderwijsinstellingen tekenen op het hoogste niveau met een eigen certificaat en de studenten, ouders en stagebedrijven op betrouwbaarheidsniveau (Stork level) 3. Zynyo biedt een hoge kwaliteit dienstverlening tegen lage kosten en voldoet te allen tijde aan de vigerende wet- en regelgeving.

5 redenen waarom Zynyo

Zynyo Signing Service Provider biedt de volgende voordelen:

✓ Geavanceerd én gekwalificeerd ondertekenen op 1 document
✓ Compliant aan actuele wetten en internationale afspraken
✓ Persoons- en organisatiegebonden PKI Overheidscertificaten
✓ Kostenbesparing en maximale procescontrole
✓ Grote variëteit aan authenticatiemiddelen, waaronder iDIN

Met Zynyo beschikt u aan een diversiteit aan authenticatiemiddelen waaronder iDIN. Hiermee is voor elk ondertekenproces het gewenste betrouwbaarheidsniveau aanwezig. Zynyo gebruikt zelf een Nederlands PKI Overheidscertificaat voor haar signing services en adviseert de onderwijsinstellingen, mede op basis van de "handreiking voor overheidsdiensten", dit ook te doen. Daarmee wordt voldaan aan de Europese wetgeving om gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekeningen te mogen zetten.

Ook veilig en betrouwbaar digitaal ondertekenen met iDIN authenticatie?

Maak dan een vrijblijvende afspraak met Zynyo. U kunt ons bellen op +31 541 573957 of neem contact met ons op via mail: