Digitale handtekening in de accountancy

Ontwikkelingen rondom digitaal ondertekenen in de accountancy gaan snel door de komst van SBR en XBRL

De digitale handtekening of elektronische handtekening in de accountancy is 'hot topic' momenteel. Op dit moment loopt er namelijk een traject om alleen nog op elektronische wijze stukken te mogen deponeren aan de Kamer van Koophandel. Ook banken willen vanaf 2017 (krediet)rapportages digitaal ontvangen. Dit alles heeft een grote impact op de accountancywereld omdat deze ontwikkelingen ervoor zorgen dat de natte handtekening niet meer volstaat. Sterker nog, deze handtekening kán niet eens meer geplaatst worden. Toch dienen veel stukken te worden vergezeld van een accountantsverklaring.

De wetswijziging gaat gefaseerd in. De jaarrekeningen van publicatieplichtige rechtspersonen die vallen onder de bedrijfsklasse micro of klein kunnen, voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2016, uitsluitend nog elektronisch worden gedeponeerd. Het deponeren van een papieren jaarrekening is voor boekjaren vanaf 1 januari 2016 dus niet meer toegestaan. Een jaar later volgen de rechtspersonen in de bedrijfsklasse middelgroot. En grote rechtspersonen moeten uiterlijk voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2019 hun jaarrekening elektronisch deponeren.

Met elektronisch deponeren wordt bedoeld via SBR door de accountant of ondernemer. Naast de SBR-wijze van deponeren, is het voor ondernemers ook mogelijk om de online service ‘Zelf deponeren jaarrekening’ van de Kamer van Koophandel te gebruiken.

Gekwalificeerd digitaal ondertekenen

Daar waar de accountant vroeger een ‘natte’ handtekening zette, wordt steeds vaker een digitale handtekening mét waarmerk verlangd. Banken, de Kamer van Koophandel en andere instanties willen erop vertrouwen dat het de accountant is die zelf heeft getekend. Hiermee is bijvoorbeeld de integriteit van de jaarrekening gegarandeerd. De digitale handtekening van accountants wordt geregeld via beroepsgebonden certificaten.

Beroepscertificaat

De gebruikte digitale beroepscertificaten voor accountants zijn niet gratis en de invoering ervan heeft enige impact op de organisatie. Maar uiteindelijk wegen de kosten en inspanningen niet op tegen de voordelen. Het beroepscertificaat kan ook gebruikt worden voor ondertekenen van alle documenten, het digitaal ondertekenen van e-mail en voor alle correspondentie met klanten. Het is weer een stap verder op weg naar volledige digitalisering en het papierloze kantoor.

Standard Business Reporting (SBR)

Standard Business Reporting of kortweg SBR, is de gestandaardiseerde wijze waarmee private en publieke organisaties verantwoordingsrapportages kunnen ontvangen, zoals belastingaangiften en jaarrekeningen. Dit gebeurt in het hiervoor gedefinieerde XBRL-formaat. Een soort XML voor financiële verslaggeving. SBR gaat verder dan alleen de standaardisatie van het uit te wisselen bericht zoals een jaarrekening, aangifte inkomstenbelasting, aangifte vennootschapsbelasting of een aangifte omzetbelasting. SBR richt zich ook op de wijze waarop de verantwoordingsrapportages worden verzonden. Bij dit laatste valt te denken aan een uniforme identificatie- en authenticatiemiddel, zoals het gebruik van het persoonsgebonden digitaal beroepscertificaat. Met name in de accountancy een belangrijk thema.

Kies het juiste platform

Indien een accountantskantoor de keuze maakt om digitaal te gaan ondertekenen, dan is het belangrijk om verder te kijken dan de problematiek van de dag. Uit ervaring blijkt dat bij veel organisaties één type document de aanleiding is om digitaal te gaan ondertekenen. Als men echter wat verder in de toekomst én wat breder in de organisatie kijkt, dan blijken er veel meer typen documenten in aanmerking te komen om digitaal te ondertekenen. De keuze voor het platform is daarom belangrijk vanwege de diversiteit van te ondertekenen documenten in de accountancy, de mogelijkheden om geavanceerd én gekwalificeerd (op 1 document) te kunnen ondertekenen, de daarbij vereiste authenticatiemiddelen en de mogelijk veranderende wetgeving. Een goed voorbeeld daarvan is de arbeidsovereenkomst. Deze moet per 1 juli 2016,  bij wet, met een gekwalificeerde digitale handtekening getekend worden door de werkgever.

Voordelen Zynyo

Zynyo Signing Service Provider is de ideale partner voor de accountancy en biedt de volgende voordelen:

✓ Gecertificeerde cloudhosting van beroepscertificaten
✓ Geavanceerd én gekwalificeerd ondertekenen
✓ Compliant aan eIDAS en internationale afspraken
✓ Koppelbaar aan alle gangbare accountancysoftware
✓ Grote variëteit aan authenticatiemiddelen

Daarnaast moet het platform snel kunnen inspelen op veranderende wetgeving en/of de handhaving daarop. Sinds 1 juli 2016 is de Europese verordening eIDAS van kracht. Op basis van deze en Nederlandse wetgeving zal het toezicht op de naleving gaan toenemen, hetzij door Agentschap Telecom of andere (audit)instanties. Zo geldt onder andere dat het hosten van PKIoverheid in de cloud gebonden is aan strenge regelgeving, zowel qua infrastructuur als ook qua procesinrichting. Het platform moet deze regels voor gekwalificeerd digitale ondertekenen dan wel ondersteunen. Indien u naast het ondertekenen met uw eigen certificaat ook uw klant digitaal wilt laten ondertekenen, kies dan een platform dat zowel geavanceerd als gekwalificeerd digitaal ondertekenen ondersteunt en op wettelijke veranderingen snel en adequaat kan inspelen.

Voor de accountant

Alles weten over digitaal ondertekenen en eigen beroepsgebonden certificaten voor de accountancy? Neem dan contact met ons op.

Voor de software-ontwikkelaar

Wilt u digitaal ondertekenen integreren in uw specifieke software voor de accountancy? Neem dan contact met ons op.